25 Cara Meningkatkan Produktivitas secara Efektif

Produktivitas bukanlah hal yang dapat diperoleh secara instan, melainkan membutuhkan rencana, proses dan juga strategi yang tepat ^[1].

Tingkat produktivitas tertinggi dapat diperoleh ketika hasil yang tinggi diperoleh dengan waktu dan usaha yang lebih rendah ^[2].

Berikut ini merupakan beberapa cara yang mungkin dapat dimasukkan dalam strategi meningkatkan produktivitas menjadi lebih tinggi ^{[2, 3, 5]}:

1. Gunakan Pengatur Waktu Pada Setiap Aktivitas Kerja

Pengatur waktu atau timer dapat digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan dengan lebih terencana dan tepat waktu.

Adapun jangan lupa juga untuk membuat estimasi waktu yang tepat untuk setiap aktivitas atau pekerjaan. Selain itu, mematuhi timer tersebut juga harus dilakukan agar pekerjaan terselesaikan sesuai dengan rencana yang dibuat.

2. Hilangkan Semua Hal Yang Mengganggu

Di era digitalisasi dan kemajuan teknologi sekarang ini, telepon genggam atau bahkan media sosial umumnya menjadi gangguan terbesar dalam melakukan pekerjaan.

Menghilangkan gangguan tersebut dapat membantu seseorang untuk lebih fokus sehingga produktivitasnya pun meningkat.

Cara menghilangkannya bukan dengan dibuang, namun cukup ditempatkan di tempat yang tidak mudah terjangkau oleh tangan atau cukup dengan menyalakan silent mode agar tidak ada pemberitahuan yang terdengar.

3. Mendengarkan Musik Yang Meningkatkan Produktivitas

Jenis musik tertentu dapat meningkatkan fokus dan konsentrasi seseorang sehingga dapat membantu meningkatkan produktivitasnya. Adapun pemilihan jenis musik yang didengar sangat penting, di mana musik klasik, Beethoven atau selain music rock yang berat mungkin dapat menjadi pilihan.

4. Membuat Skala Prioritas

Membuat skala prioritas merupakan hal yang penting untuk dilakukan, khususnya jika banyak hal yang harus dikerjakan. Dengan skala prioritas yang tepat, seseorang dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat waktu atau bahkan lebih cepat.

5. Kelompokkan Pekerjaan Yang Serupa

Pengelompokkan pekerjaan yang serupa akan dapat mempermudah penyelesaiannya. Mengingat, pekerjaan yang serupa kemungkinan dapat dilakukan di waktu yang berdekatan atau bahkan di waktu yang sama. Dengan kata lain, seseorang mungkin dapat melakukan beberapa pekerjaan serupa dalam satu waktu.

6. Melakukan Aktivitas Yang Paling Ditakuti Diawal

Sebenarnya dalam memulai aktivitasnya, seseorang bebas mau memulai melakukan aktivitas apa di awal hingga akhirnya. Namun, ada yang menyarankan bahwa mungkin dengan melakukan aktivitas yang paling menakutkan atau menyusahkan di awal hari, aktivitas selanjutnya akan jadi terasa lebih ringan.

Mengingat, aktivitas yang paling sulit umumnya membutuhkan waktu dan konsentrasi yang lebih dibandingkan dengan aktivitas lainnya.

7. Hargai Dan Beri Apresiasi Diri Sendiri

Setelah menyelesaikan pekerjaan, sangat disarankan untuk selalu memberikan penghargaan atau apresiasi pada diri sendiri atas apa yang telah dilakukan, khususnya jika itu pekerjaan yang sulit.

Hal ini akan membantu memotivasi diri sendiri, sehingga kedepannya akan lebih semangat lagi dalam bekerja dan mencapai hasil yang lebih lagi.

8. Jangan Multitasking Berlebihan

Beberapa orang mungkin sangat mengandalkan kemampuan multitaskingnya untuk meraih produktivitas yang tinggi. Namun, hal ini tidak berlaku untuk semua orang.

Hasil penelitian bahkan menunjukkan bahwa multitasking lebih cenderung pada hasil yang tidak produktif. Oleh karena itu, fokus pada satu pekerjaan mungkin lebih disarankan.

9. Jangan Terlalu Banyak Menunda, Mulai saja

Memulai untuk sebagian orang mungkin akan terasa sulit, bahkan kebanyakan orang cenderung menunggu waktu yang tepat dengan kondisi yang sempurna untuk memulai.

Jika itu terjadi, ingatlah bahwa pekerjaan tidak akan selesai jika pengerjaannya ditunda-tunda. Oleh karena itu, segera memulai juga akan membantu proses penyelesaiannya.

10. Mengetahui Waktu Produktif Diri Sendiri

Mengetahui waktu produktif diri sendiri akan dapat membantu meningkatkan produktivitas seseoang. Mengingat, seseorang akan dapat menfaatkan waktu kerjanya dengan lebih baik untuk pekerjaan yang tepat.

Jika waktu produktifnya di pagi hari, maka usahakan untuk memaksimalkan pekerjaan di pagi hari. Pengetahuan tentang waktu produktif ini sendiri juga dapat dijadikan patokan dalam menyusun rencana kerja.

11. Gunakan Catatan

Catatan akan mempermudah seseorang dalam mengingat, entah jadwal rencana kerja, atau sekadar ide yang muncul begitu saja. Dengan menggunakan catatan, pengelolaan pekerjaan juga akan menjadi lebih mudah, seperti to-do-list harian.

Selain itu, membuat catatan terkait prestasi yang telah dilakukan mungkin juga akan membantu seseorang untuk lebih termotivasi dan bersemangat meningkatkan produktivitasnya lagi.

Catatan dalam hal ini dapat ditulis di lembaran kertas maupun berupa catatan digital di handphone, komputer atau alat digital lain.

12. Bangun Pagi Sebelum Orang Lain

Bangun pagi mungkin akan sulit untuk beberapa orang, namun ketahuilah bahwa bangun pagi merupakan hal yang sangat bermanfaat. Selain tubuh akan terasa segar, banyak hal yang dapat dilakukan untuk menyehatkan tubuh.

Bangun pagi juga dapat dimanfaatkan untuk mempersiapkan diri menghadapi pekerjaan pada hari itu. Selain itu, bangun kesiangan juga tidak baik karena berisiko menyebabkan masalah seperti terlambat.

13. Tidur Yang Cukup

Seseorang yang ingin meningkatkan produktivitasnya harus memperoleh tidur yang cukup. Mengingat, dengan tidur yang cukup di malam hari, ketika bangun tidur keesokan harinya energi tubuh akan kembali.

Jika energi tubuh kembali, maka seseorang akan lebih siap menjalani pekerjaan pada hari itu dengan lebih giat, semangat dan produktif. Untuk itu, perlu juga diketahui cara meningkatkan kualitas tidur agar produktivitas dapat meningkat.

Salah satu caranya, mungkin dapat dilakukan dengan mengonsumsi makanan dan minuman untuk mengatasi insomnia, jika sedang mengalami gangguan tidur tersebut.

14. Olahraga

Olahara rutin khsusunya pada waktu olahraga terbaik tidak hanya baik bagi kesehatan, namun juga dapat membantu seseorang meningkatkan produktivitasnya di tempat kerja.

Olahraga tidak harus ke gym namun ada juga olahraga yang cocok di rumah atau di kantor berupa pergerakan sederhana seperti berjalan sebentar ketika makan siang atau bahkan sekadar peregangan sederhana ketika bekerja.

Olahraga memang baik untuk kesehatan dan produktivitas, namun jika tidak dilakukan dengan kadar dan cara yang tepat maka mungkin menimbulkann efek samping seperti dampak olahraga berlebihan,

15. Tetapkan Tujuan Berharga Yang Ingin Diraih

Tujuan yang berharga akan membantu seseorang menjadi lebih termotivasi dalam melakukan sesuatu. Oleh karena itu, untuk meningkatkan produktivitas, seseorang mungkin membutuhkan tujuan yang berharga atau menantang. Dengan demikian, seseorang akan dapat menyusun rencana untuk mencapai tujuan tersebut hingga berhasil.

16. Beritahu Orang Lain Tentang Tujuan Hidup Anda

Jika Anda termasuk orang yang mudah menyerah, maka memberitahukan orang lain tentang tujuan hidup Anda mungkin akan sangat membantu.

Mengingat, seseorang yang tau tentang tujuan hidup Anda entah itu keluarga, teman atau rekan kerja akan dapat membantu mengingatkan Anda tentang betapa berharganya tujuan hidup Anda.

Dan mungkin Anda akan secara tidak langsung seperti sedang dimintai pertanggungjawaban atas tujuan hidup tersebut jika menyerah begitu saja.

17. Membaca Buku Tentang Produktivitas

Membaca buku atau mendengarkan tentang produktivitas mungkin akan dapat membantu seseorang untuk menjadi lebih termotivasi untuk meningkatkan produktivitasnya.

Mengingat, buku-buku tersebut akan berisi banyak hal termasuk kiat-kiat meningkatkan produktivitas yang dapat diterapkan dalam kehidupan sehari-hari. Adapun salah satu buku yang mungkin dapat dijadikan contoh yaitu berjudul Getting Things Done Karya David Allen.

18. Fokus Dan Berorientasi Hasil

Fokus pada kegiatan yang berorientasi hasil merupakan hal yang penting dilakukan untuk meningkatkan produktivitas. Mengingat, sebagaimana Hukum Pareto, 80 % dari output dihasilkan dari 20% input.

Oleh karena itu, seseorang perlu fokus pada 20% yang menciptakan 80% output yang diinginkan.

19. Istirahatlah

Terus-menerus bekerja tanpa istirahat sama sekali tidak berakibat baik untuk meningkatkan produktivitas, justru sebaliknya. Seseorang harus tetap mendapatkan waktu istirahat yang cukup, sebelum kembali memulai pekerjaan agar pekerjaannya lebih optimal.

Manfaatkan waktu istirahat dengan baik, dengan makan, peregagangan atau sekadar melakukan hal yang menyenangkan.

20. Belajar Mengatakan “Tidak”

Seseorang harus tau bahwa tidak semua hal dapat dilakukan. Oleh karena itu, belajar mengatakan “tidak” akan dapat membantu menjalani apapun aktivitasnya.

Misalnya, ketika pekerjaan masih menumpuk, kemudian rekan kerja meminta bantuan mengerjakan pekerjaan lain atau mengajak bermain-main maka mengatakan tidak adalah solusi tepat untuk dilakukan.

Selain itu, seseorang juga harus tau caranya mengatakan tidak pada diri sendiri, seperti mengatakan tidak pada keinginan melihat media sosial ketika pekerjaan sedang banyak-banyaknya.

21. Atur Area Kerja Senyaman Mungkin

Area seperti meja kerja yang kacau balau, banyak tumpukan kertas, alat tulis atau hal lain dapat menganggu kenyamanan seseorang. Jika tidak nyaman, produktivitasnya mungkin dapat terganggu.

Oleh karena itu, mengatur area kerja dengan rapi, bersih dan tertata dengan baik dapat membuat nyaman ketika bekerja, sehingga produktivitasnya pun mungkin akan dapat meningkat juga.

Selain itu, tata letak yang baik akan memudahkan seseorang dalam melakukan pekerjaannya. Pastikan barang-barang yang penting dan dibutuhkan dapat terjangkau dengan mudah oleh tangan. Dekorasi ruangan mungkin juga dapat membantu menciptakan suasana kerja yang menyenangkan.

22. Tingkatkan Keterampilan Dan Keahlian

Keterampilan dan keahlian dapat sangat mempengaruhi cara kerja seseorang. Oleh karena itu, meningkatkan keterampilan dan keahlian dapat membantu meningkatkan produktivitas seseorang.

Misalnya dengan mengikuti pelatihan mengetik dengan cepat, maka seseorang akan lebih cepat menyelesaikan dokumennya.

23. Jadi Orang Yang Optimis Dan Bahagia

Orang yang optimis dan bahagia cenderung lebih produktif. Optimis tidak hanya bermanfaat untuk individu melainkan juga dalam kelompok sekalipun. Kelompok yang optimis cenderung lebih banyak melakukan penjualan, sehingga mendapatkan banyak bonus.

Mengingat, dengan optimis seseorang cenderung mengharapkan hasil yang baik dalam hidupnya. Untuk itu, kerja keras akan dilakukan demi mencapai hasil yang lebih produktif nantinya.

24. Makan Makanan Yang Sehat

Makan makanan yang sehat dan bergizi seperti buah maupun sayuran diketahui dapat membantu meningkatkan produktivitas seseorang.

Hal ini dibuktikan dengan hasil penelitian yang menunjukkan bahwa semakin banyak porsi buah dan sayuran yang dikonsumsi per harinya, seseorang akan semakin bahagia, bertenaga dan kreatif di tempat kerja.

25. Minum Air Yang Cukup

Makan makanan yang bergizi diketahui juga harus diiringi dengan minum air yang cukup agar tubuh tetap terhidrasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa, minum air yang cukup dapat meningkatkan produktivitas seseorang sekitar 14%.

Peningkatan produktivitas ini dapat terjadi karena dengan minum air yang cukup seseorang dapat terlihat lebih baik, tetap berenergi, meningkatkan mood dan berpikiran jernih.